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采购”一词对不同的人有不同的意义。然而，这个词在酒店业是指购买的程序：确定需要、确定购买地和选择供应商、洽谈价格和条款、确保足量送货。此外，采购还包括储存、收货、入库检查和购买固定资产。遗憾的是，对许多酒店业的经理来说，采购经常被看成是附带的任务，这个任务只是保证酒店有足够的货物和上乘的服务而已。实际上，采购的作用远不止这些。它是一个重要的商业活动，不仅支撑酒店每天的正常运转，而且对各种主要业务功能有实质性的影响，比如从产生利润到取得竞争优势等。
有效的经营
采购最基本的作用可能是加强酒店业运作。它的具体做法是保质保量地购买货物和服务、确保按时到货、管理好库存以使原材料发挥最大效用。负责采购的部门或经理跟其他运作部门经理一起确定需要、选择可靠的供应商、跟供应商确定一个顺利运送货物的通道—从码头到仓库、到餐厅部、厨房部或到任何其他需要这些产品的运作部门。
控制
采购对于质量和成本的控制有很大的影响。固定资产(家具、固定物和设备)的质量影响到酒店形象和运作效率。通过产品调查和选择，采购经理就能随时供应家具、固定物和设备。同样道理，餐厅部、厨房部生产原料的质量是最终产品质量的基础。通过确保采购进来的食品和酒水达到质量标准，通过实施产品调查并为新品种制定质量标准，采购经理能够采取很多措施对餐厅部和厨房部进行控制。
采购还对成本控制起很大作用。例如，食品、酒水和供应品等原材料成本通常占餐饮成品成本的30%--50%。采购者通过慎重、系统的采购活动，节约成本的潜力是相当大的。如果不能提供价廉物美的产品和客人感到满意的优质服务，饭店就没有竞争能力。由于竞争是以价格为基础的，所以只有在采购到货物以后以低于竞争者的价格销售出去，才能增强竞争能力，巩固竞争地位。以一个连锁餐馆为例，它能根据合同以单价低于竞争者0.5元的价格采购到排骨。单价降低0.5元意味着这家餐馆可以以低于竞争者1元的单价销售排骨。这就大大地巩固了它在竞争中的地位。
利润
采购在两个重要方面影响利润。第一，通过慎重、明智的采购活动节省下来的每一元都直接记入最终的净收入；第二，有效地使用资产最终会影响到公司的投资回报(ROI)。
让我们探讨一下采购节省的资金跟最终净收入之间的关系。这可以说明为什么明智的采购具有产生利润的潜力。让我们假设良宵酒店公司的销售总额约为2.67亿元，其中的30%，或者说8000万元是餐饮销售收入。食品和酒水成本平均为总成本的40%，而扣除税捐前的平均利润率为10%，大约相当于800万元。如果管理人员精明的话，他们能够将销售额增加2000万元(增加25%)，这就意味着净收入增加了200万元(0.1X20000000=2000000 元)。然而，如果采购时能把成本降低到37.5%(降低2.5%)，这200万元就能直接计入利润，这就等于净收入增加了25%!下面的公式可以用来确定采购节省下来的资金相当于多少销售额：
x=y÷z
其中x=要产生相当于采购成本减少量的多余销售额；
y=采购成本减少量(单位为元)；
z=酒店扣除税捐前的利润率(记为小数)；
在前面的实例中，计算过程是这样的：
x=2000000÷0.10=20000000元。
这样一来，销售额要增加2000万元才相当于减少200万元成本所带来的最终利润。虽然让采购成本减少5%是很困难的，但不是不可能的；同样道理，使销售额增加25 %虽然也不是不可能，但却比成本减少5%困难得多。采购对资产回报的影响与此类似。
为了评估酒店的整体经营情况，要考虑投资的回报率。虽然销售的利润率很重要，但它只占投资回报率的一半。有效地使用酒店的资源非常重要，资产回报率公式 (计算投资回报率最常用的方法)方法就说明了其中的缘故。用会计学的术语来说，资产回报率等于利润率乘以资金周转率。可以用下列数学式来表示：
资产回报率=营业收入(即利润) ÷资产总额；
或者
资产回报率=(营业收入÷销售额)X(销售额÷资产总额)。
正如你所能看到的，第一个方程式说明了管理人员对资产与销售总额的关系把握得怎样，第二个方程式则说明了管理人员对成本与销售额的关系把握得怎样。
让我们用下面的实例作一说明：某饭店的销售额为1000万元，营业收入为100万元，资产总额为900万元。如果我们把这些数据代入上面关于资产回报率的方程式，就会得到下列算式：
资产回报率=(1000000÷10000000元)X(10000000元÷9000000) =0.11或11%。
采购可以通过降低成本来影响利润，通过降低资产总额来影响资产。假如通过明智的采购活动，我们可以把营业收入增加到120万元，并将资产降低到700万元。我们再算一算资产回报率：
资产回报率=(1200000÷10000000元)X(10000000元÷7000000) =0.17或17%。
这样看来，采购对资产回报率的影响是很明显的。
结论
我们希望帮助你理解采购是一种基础面很宽的、非常重要的商业活动。一方面，它是基础性的商业活动，为顺利而有效的营业活动提供支持。另一方面，它又不止是调查、研究产品和订购产品这么简单，它还跟质量控制和成本控制有着直接的关系。正因为如此，它将直接影响着酒店的最终利润和投资回报率。
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